biuro@improveo.pl

(+48) 509 665 027

Zadzwoń do nas

Napisz do nas

Nowy etap rozwoju wymaga nowych kompetencji.

Nie zawsze nowego etatu.

Firma rośnie.

Zwiększa sprzedaż, zatrudnia kolejnych pracowników, wchodzi na nowe rynki albo rozwija ofertę.

To, co jeszcze niedawno działało bez większych problemów, zaczyna jednak trzeszczeć.

Decyzje piętrzą się na biurku właściciela, procesy przestają nadążać za skalą działalności, a marketing generuje coraz więcej aktywności, których wpływ na wyniki trudno jednoznacznie ocenić.

Pojawia się pytanie: czy firma potrzebuje nowego dyrektora?

Niekoniecznie na stałe.

Czasem potrzebuje przede wszystkim doświadczenia, którego brakuje jej na danym etapie rozwoju.

Kogoś, kto pomoże zbudować struktury, uporządkować sposób działania albo nadać marketingowi kierunek powiązany z celami biznesowymi.

Właśnie w takich sytuacjach warto rozważyć współpracę z zewnętrznym dyrektorem operacyjnym lub marketingu.

Nie chodzi o kolejny tytuł na wizytówce. Chodzi o kompetencje potrzebne firmie tu i teraz.

Firma rośnie, ale sposób zarządzania zostaje w tyle

Model zarządzania, który sprawdzał się w niewielkiej firmie, nie zawsze działa równie dobrze po kilku latach wzrostu.

Właściciel, który wcześniej znał każdy proces i podejmował większość decyzji, zaczyna być wąskim gardłem.

Pracownicy nie zawsze wiedzą, kto odpowiada za poszczególne zadania, a współpraca między działami wymaga coraz większej liczby uzgodnień.

Problem nie musi wynikać z braku zaangażowania. Często organizacja po prostu wyrosła z dotychczasowego sposobu działania.

To moment, w którym potrzebne stają się nowe kompetencje zarządcze.

Nie zawsze oznacza to jednak konieczność natychmiastowego tworzenia kolejnego stanowiska na stałe.

Zewnętrzny dyrektor może pomóc firmie przejść przez konkretny etap zmiany:

• zbudować podstawy zarządzania operacyjnego,
• uporządkować odpowiedzialność,
• przygotować organizację do wzrostu
• stworzyć bardziej spójny model działania marketingu.

Kluczowe jest określenie, jakiego problemu firma nie potrafi dziś rozwiązać własnymi siłami i jakiej zmiany oczekuje.

Dyrektor operacyjny: gdy codzienność zaczyna przeszkadzać w rozwoju

Dyrektor operacyjny, określany również skrótem COO, odpowiada za sprawność działania organizacji w uzgodnionym zakresie.

Jego zadaniem może być połączenie strategii z codzienną pracą firmy, uporządkowanie procesów i zbudowanie sposobu zarządzania,

który nie wymaga stałej interwencji właściciela.

To szczególnie istotne w przedsiębiorstwach, które szybko zwiększają skalę działalności.

Więcej klientów, zamówień i pracowników oznacza bowiem również więcej zależności, decyzji i potencjalnych miejsc, w których coś może przestać działać.

Kiedy warto rozważyć zewnętrznego dyrektora operacyjnego?

• Gdy firma rośnie, ale dotychczasowe procesy nie nadążają za jej rozwojem.
• Gdy większość ważnych decyzji nadal przechodzi przez właściciela.
• Gdy odpowiedzialność między działami jest niejasna, a zadania utknęły pomiędzy stanowiskami.
• Gdy trzeba uporządkować strukturę organizacyjną, role i sposób podejmowania decyzji.
• Gdy przedsiębiorstwo przygotowuje się do kolejnego etapu rozwoju lub przechodzi reorganizację.

W takiej sytuacji zewnętrzny dyrektor może pomóc zdiagnozować problemy, zaprojektować rozwiązania i wesprzeć ich wdrożenie.

Może również rozwijać kompetencje osób, które w przyszłości przejmą większą odpowiedzialność za zarządzanie.

Nie powinien jednak stawać się jedyną osobą, która wie, jak działa firma.

Jeśli wszystkie procesy, decyzje i kontakty pozostaną wyłącznie w jego rękach, organizacja zamiast rozwiązać problem zależności od pojedynczych osób, stworzy sobie nowy.

Dyrektor marketingu: gdy aktywność nie przekłada się na wyniki

W marketingu sytuacja wygląda nieco inaczej, ale mechanizm jest podobny.

Firma prowadzi kampanie, publikuje treści, rozwija stronę internetową i współpracuje z wykonawcami.

Działa dużo, czasem nawet bardzo dużo.

Mimo to trudno odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

• które działania wspierają sprzedaż,
• jakie segmenty klientów są najważniejsze,
• jak powinien być wykorzystywany budżet
• czy marketing realizuje rzeczywiste cele biznesowe.

Brak spójnego kierunku może prowadzić do rozproszenia zasobów.

Każde działanie osobno wygląda sensownie, ale całość niekoniecznie tworzy przemyślany system.

Zewnętrzny dyrektor marketingu może pomóc zamienić zbiór działań w spójną funkcję biznesową.

W zależności od potrzeb może odpowiadać za uporządkowanie strategii, określenie priorytetów, dobór mierników, planowanie budżetu czy koordynację pracy zespołu i zewnętrznych wykonawców.

.Może również pomóc zbudować dział marketingu od podstaw albo przygotować istniejący zespół do większej samodzielności.

Takie wsparcie warto rozważyć, gdy:

• firma chce rozwijać markę, ale nie ma jasno określonego kierunku marketingowego;
• działania są rozproszone pomiędzy różne osoby, agencje i dostawców;
• trudno ocenić efektywność wydatków marketingowych;
• przedsiębiorstwo przygotowuje się do wejścia na nowy rynek lub zmiany pozycjonowania;
• zespół potrzebuje doświadczenia w planowaniu i zarządzaniu marketingiem, a nie tylko kolejnych osób do wykonywania zadań.

Ważne, aby zakres odpowiedzialności odpowiadał rzeczywistej potrzebie.

Firma, która potrzebuje strategii i koordynacji, nie musi zatrudniać osoby do samodzielnego wykonywania wszystkich działań marketingowych.

Z kolei sama strategia nie wystarczy, jeśli nikt nie będzie odpowiadał za jej realizację.

Nie każdy problem wymaga dyrektora

Zatrudnienie zewnętrznego dyrektora nie jest uniwersalnym rozwiązaniem.

Jeśli firma nie ma strategii, ale oczekuje natychmiastowego wzrostu sprzedaży, samo powołanie osoby zarządzającej marketingiem nie rozwiąże problemu.

Podobnie w operacjach: uporządkowanie procesów niewiele zmieni, jeśli zarząd nie chce delegować decyzji albo menedżerowie nie mają realnych uprawnień.

Zanim firma zdecyduje się na taką współpracę, powinna odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Jaki konkretny problem chcemy rozwiązać?
• Jakie decyzje będzie mógł podejmować dyrektor?
• Kto będzie realizował uzgodnione działania?
• Jakich zasobów — ludzi, budżetu i czasu — potrzebujemy?
• Po czym poznamy, że współpraca przynosi oczekiwane efekty?

To istotne również dlatego, że skuteczność zewnętrznego wsparcia zależy nie tylko od doświadczenia samej osoby, ale także od sposobu współpracy z organizacją.

Badania nad relacją między doradcami a klientami zwracają uwagę między innymi na rozbieżności celów wewnątrz firmy i na znaczenie tego,

1. jak organizacja korzysta z zewnętrznej wiedzy.

Dyrektor potrzebuje zespołu, nie tylko stanowiska

To jeden z najważniejszych elementów całego modelu.

Można zatrudnić doświadczonego dyrektora operacyjnego, który zaprojektuje procesy, uporządkuje strukturę i ustali zasady odpowiedzialności.

Można zaangażować dyrektora marketingu, który określi kierunek rozwoju marki, dobierze priorytety i przygotuje plan działań.

Jednak żaden z nich nie zastąpi automatycznie ludzi, którzy na co dzień będą realizować zadania.

Nie oznacza to, że firma musi od razu tworzyć duży dział.

Na początku część zadań mogą wykonywać obecni pracownicy, część — zewnętrzni wykonawcy, a część może wymagać nowych kompetencji.

Ważne, by ten układ był świadomie zaprojektowany, a nie opierał się na założeniu, że dyrektor „jakoś wszystko ogarnie”.

W przypadku operacji potrzebne mogą być osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy, ich wyniki i doskonalenie.

W marketingu — pracownicy lub partnerzy zajmujący się konkretnymi działaniami, takimi jak kampanie, treści, analityka czy komunikacja marki.

Rolą dyrektora jest zbudowanie warunków do skutecznego działania zespołu, a nie stanie się jednoosobowym zespołem.

Dobrze zaplanowana współpraca powinna również przygotować organizację na moment, w którym zewnętrzny dyrektor zakończy swoją misję albo ograniczy zaangażowanie. Wiedza, odpowiedzialność i sposób pracy muszą pozostać w firmie.

Zewnętrzny dyrektor czy etat? To zależy od etapu rozwoju

Nie ma jednego modelu odpowiedniego dla wszystkich przedsiębiorstw.

Wybór zależy od skali problemu, czasu potrzebnego na zmianę, dostępnych kompetencji i tego, jak długo firma będzie potrzebować danego rodzaju wsparcia.

Zewnętrzny model jest szczególnie wart rozważenia wtedy, gdy potrzeba doświadczenia na określonym etapie rozwoju, ale nie ma jeszcze uzasadnienia dla tworzenia pełnoetatowego stanowiska. Nie powinien jednak służyć do omijania decyzji o budowie zespołu, jeśli skala działalności wymaga stałej obecności osoby zarządzającej.

Nie "kupuj" dyrektora. Określ, czego potrzebuje firma.

W zależności od potrzeb może to oznaczać zupełnie inne działania.

Jeśli problem leży w operacjach, warto przyjrzeć się takim obszarom jak:

• Projektowanie i wdrażanie procesów – opisanie sposobu realizacji kluczowych zadań, określenie odpowiedzialności, zasad przekazywania pracy między działami i punktów kontroli.
• Eliminowanie marnotrawstwa – identyfikacja zbędnych czynności, powielanej pracy, przestojów, błędów, poprawek i kosztów wynikających ze źle zorganizowanych procesów.
• Budowanie struktury organizacyjnej – uporządkowanie ról, zakresów odpowiedzialności i uprawnień decyzyjnych, tak aby firma nie była uzależniona od właściciela przy każdej istotnej sprawie.
• Zarządzanie wynikami operacyjnymi – określenie mierników dla procesów, sposobu monitorowania realizacji celów oraz zasad reagowania na odchylenia.
• Koordynacja współpracy między działami – usprawnienie przepływu informacji i pracy między sprzedażą, obsługą klienta, produkcją, logistyką czy finansami.
• Przygotowanie firmy do wzrostu – dostosowanie procesów, zasobów i struktury do większej liczby klientów, zamówień, pracowników lub nowych lokalizacji.
•  

Jeśli wyzwaniem jest marketing, lista potrzeb może wyglądać zupełnie inaczej:

• Strategia marketingowa – określenie celów, grup docelowych, priorytetów, budżetu i działań wspierających realizację strategii biznesowej.
• Pozycjonowanie marki – doprecyzowanie, do kogo firma kieruje ofertę, czym wyróżnia się na rynku, jaką wartość obiecuje klientom i jak powinna komunikować tę wartość.
• Rozwój i zarządzanie marką – uporządkowanie architektury marek i oferty, spójności komunikacji oraz sposobu prezentowania produktów i usług na różnych etapach kontaktu z klientem.

• Marketing cyfrowy i media społecznościowe – określenie roli poszczególnych kanałów, strategii treści, zasad komunikacji, planowania publikacji i mierzenia efektów.

• Organizacja funkcji marketingowej – ustalenie podziału zadań między pracowników, agencje i innych wykonawców, a także zasad współpracy marketingu ze sprzedażą.

• Budżet i efektywność działań – uporządkowanie wydatków, ocena skuteczności kampanii oraz określenie, które działania warto rozwijać, zmienić lub zakończyć.
• Proces pozyskiwania klientów – przeanalizowanie drogi od pierwszego kontaktu z marką do zakupu, jakości generowanych szans sprzedażowych oraz współpracy marketingu z zespołem sprzedaży.

Nie każda firma potrzebuje wszystkich tych działań.

Dlatego współpraca powinna zaczynać się od rozpoznania konkretnych potrzeb, a następnie ustalenia zakresu prac, priorytetów, uprawnień i oczekiwanych rezultatów.

Ważne jest również to, kto będzie realizował zmiany.

Niezależnie od tego, czy chcesz uporządkować operacje, zbudować sprawniejsze struktury, czy nadać marketingowi nowy kierunek,

zewnętrzny dyrektor może pomóc Ci przełożyć plany na konkretne działania i przygotować firmę na kolejny etap rozwoju.

Porozmawiajmy o dyrektorze „do wynajęcia” dla Twojej firmy.

Skontaktuj się z IMPROVEO Development i sprawdźmy, jakiego wsparcia potrzebuje Twoja firma i jaki model współpracy najlepiej odpowie na jej wyzwania.

Źródła i literatura

Höner, D., Mohe, M. (2009). Behind clients’ doors: What hinders client firms from “professionally” dealing with consultancy? Scandinavian Journal of Management, 25(3), 299–312. 

Alvesson, M., Kärreman, D., Sturdy, A., Handley, K. (2009). Unpacking the client(s): Constructions, positions and client–consultant dynamics. Scandinavian Journal of Management, 25(3), 253–263. 

Powyższe publikacje dotyczą relacji między organizacjami a zewnętrznymi doradcami. Artykuł wykorzystuje je jako kontekst dla znaczenia współpracy i zaangażowania firmy;

nie są one bezpośrednim dowodem na skuteczność konkretnego modelu zewnętrznego dyrektora.

Przeczytaj także:

Kontakt

☎ (+48) 509 665 027

✉ biuro@improveo.pl

Pon.–Pt. 10:00–18:00

Polityka prywatności

RODO

Cookies

IMPROVEO Development

Wspieramy organizacje w rozwoju,

transformacji i skutecznej komunikacji.

Acta, non verba

© 2023 IMPROVEO Development. Wszelkie prawa zastrzeżone