biuro@improveo.pl
(+48) 509 665 027
Zadzwoń do nas
Napisz do nas
Brakuje rąk do pracy czy sprawnego procesu?
Kiedy zamówień przybywa, terminy zaczynają się wydłużać, a zespół nie nadąża z realizacją zadań, rozwiązanie wydaje się oczywiste: trzeba zatrudnić kolejne osoby.
Nowy pracownik ma odciążyć zespół, zwiększyć możliwości operacyjne i pomóc firmie obsłużyć większą liczbę zleceń.
Problem w tym, że po kilku miesiącach sytuacja potrafi wyglądać dokładnie tak samo.
Ludzi jest więcej, koszty wzrosły, a praca nadal nie przebiega tak sprawnie, jak powinna.
Czy rzeczywiście brakowało rąk do pracy? A może problem leżał gdzie indziej?
Więcej ludzi nie zawsze oznacza większą wydajność.
Wyobraźmy sobie firmę, w której liczba zamówień systematycznie rośnie.
Pracownicy działu realizacji pracują pod presją, pojawiają się opóźnienia, a klienci coraz częściej pytają o status swoich zamówień.
Firma decyduje się zwiększyć zatrudnienie. Nowe osoby dołączają do zespołu, ale szybko okazuje się, że muszą czekać na informacje z innych działów, szukać aktualnych danych, poprawiać błędy w dokumentacji i uzgadniać kolejne kroki z osobami, które również mają pełne kalendarze.
Dodatkowi pracownicy przejmują część zadań, ale nie usuwają przyczyn opóźnień.
Jeśli problemem jest sposób organizacji pracy, zwiększenie zatrudnienia może jedynie zwiększyć koszt jego obsługi.
To nie oznacza, że firma nie potrzebuje nowych pracowników.
Oznacza, że zanim podejmie decyzję o zatrudnieniu, warto sprawdzić, co rzeczywiście ogranicza jej możliwości.
Gdzie naprawdę znika czas?
W wielu firmach straty nie wynikają z braku zaangażowania.
Pracownicy wykonują swoje obowiązki, pilnują terminów i starają się sprostać oczekiwaniom.
Jednocześnie część ich czasu pochłaniają czynności, które nie przybliżają zadania do zakończenia.
To może być:
- oczekiwanie na decyzję, akceptację lub brakującą informację;
- wielokrotne wprowadzanie tych samych danych do różnych systemów;
- poprawianie błędów wynikających z niejasnych ustaleń;
- przekazywanie zadań między osobami i działami bez jednoznacznej odpowiedzialności;
- realizowanie pracy, która później okazuje się niepotrzebna;
- przerywanie zadań przez ciągle pojawiające się pilne sprawy.
Pojedynczo te sytuacje mogą wydawać się drobiazgami. W skali całego procesu oznaczają jednak stracone godziny, wydłużony czas realizacji i niższą przepustowość.
Co ważne, problem nie zawsze jest widoczny w wynikach poszczególnych działów.
Każdy może realizować swoje zadania zgodnie z procedurą, a mimo to cały proces będzie działał wolno.
Lean zaczyna się od pytania, nie od redukcji
Lean często kojarzy się z optymalizacją, standaryzacją i eliminowaniem marnotrawstwa.
W praktyce jego wartość zaczyna się wcześniej — od sprawdzenia, jak rzeczywiście przebiega praca.
Zamiast od razu zwiększać zatrudnienie, warto prześledzić proces od początku do końca. Nie tylko na schemacie, ale w codziennej praktyce.
- Ile czasu zajmuje faktyczna realizacja zadania, a ile oczekiwanie?
- Gdzie pojawiają się poprawki?
- Które czynności wynikają z wymagań klienta, a które są konsekwencją sposobu organizacji pracy?
- W których miejscach zadania regularnie się zatrzymują?
Takie spojrzenie pozwala odróżnić brak zasobów od problemów z przepływem pracy.
Może się okazać, że zespół rzeczywiście potrzebuje dodatkowych osób.
Może też wyjść na jaw, że część dostępnych możliwości jest tracona przez zbędne czynności, niejasne zasady lub źle zaprojektowane przekazywanie zadań.
Dopiero wtedy można świadomie zdecydować, co zmienić.
Nie optymalizuj jednego stanowiska. Usprawnij cały proces.
Jednym z częstych błędów jest poprawianie efektywności pojedynczych stanowisk lub działów bez sprawdzania wpływu tych zmian na całość.
Dział może szybciej realizować swoje zadania, ale jeśli przekazuje je dalej w nieodpowiednim momencie, generuje błędy albo wymaga dodatkowej pracy od kolejnego zespołu, korzyść dla firmy może być niewielka.
Dlatego Lean nie powinien sprowadzać się do pytania, jak każdy pracownik może zrobić więcej w krótszym czasie.
Ważniejsze jest pytanie:
jak zorganizować pracę, żeby zadanie przechodziło przez cały proces płynnie, bez zbędnego oczekiwania, poprawek i dodatkowych uzgodnień?
To zmienia perspektywę.
Zamiast zwiększać tempo pracy w każdym miejscu osobno, firma koncentruje się na tym, co ogranicza jej całościowy wynik.
- Czy obciążenie zespołu wynika z rzeczywistej liczby zadań, czy również z poprawek i czynności dodatkowych?
- Czy proces ma miejsca, w których praca regularnie czeka na decyzję lub informację?
- Czy dodatkowy pracownik zwiększy przepustowość całego procesu, czy tylko jednego jego etapu?
- Czy po usunięciu zbędnych czynności nadal będzie potrzebna większa liczba osób?
- Jak zmieni się koszt realizacji zadania i czas obsługi klienta po wprowadzeniu planowanych zmian?
Przeczytaj także:
Polityka prywatności
RODO
Cookies
IMPROVEO Development
Wspieramy organizacje w rozwoju,
transformacji i skutecznej komunikacji.
Acta, non verba
© 2023 IMPROVEO Development. Wszelkie prawa zastrzeżone